RFI / RFP / RFQ / Seller Proposal

출제정보

토픽 이름	RFI, RFP, Proposal
분류	PM > 발주 프로세스 > RFI, RFP, Proposal
키워드(암기)	RFI, RFP, Proposal, 공공 소프트웨어 사업 제안 요청서 작성 가이드라인

I. 발주 제안 절차

 

◾️ 프로젝트 관리의 [발주/Procurement 프로세스] 발주 지식 영역

 - 프로젝트 관리에서의 발주(Procurement) 프로세스는 프로젝트 성공을 위해 필요한 제품, 서비스, 결과물을 외부로부터 획득하는 데 중점을 둔 활동을 포함

- 이 과정은 PMI(Project Management Institute)의 PMBOK(Project Management Body of Knowledge) 가이드에서 정의된 프로젝트 관리 지식 영역 중 하나

- 발주 지식 영역은 계획 수립부터 계약 종료에 이르는 모든 단계를 포함

- 발주 지식 영역은 프로젝트 성공을 위한 중요한 요소로, 프로젝트 목표를 달성하기 위해 필요한 외부 자원과 서비스를 효율적으로 관리하는 데 필수

발주(Procurement) 지식 영역 발주 계획 수립 (Plan Procurement Management): 목적: 프로젝트 요구사항을 충족시키기 위해 어떤 제품, 서비스, 결과물이 외부에서 조달될 필요가 있는지를 결정하고, 이를 관리하기 위한 접근법을 수립합니다. 활동: 조달 요구사항 정의 조달 관리 계획 수립 조달 방법 및 전략 결정 공급업체 선정 기준 설정 발주 실행 (Conduct Procurements): 목적: 공급업체를 식별하고 선정하며, 계약을 체결합니다. 활동: 제안 요청서(RFP), 견적 요청서(RFQ) 등 준비 및 발행 공급업체 응답 평가 협상 및 계약 체결 계약서 작성 및 서명 발주 관리 (Control Procurements): 목적: 계약의 성과를 모니터링하고, 필요한 경우 계약 조건을 변경하거나 수정하여 프로젝트 요구사항을 충족시킵니다. 활동: 계약 이행 상태 모니터링 공급업체 성과 평가 계약 변경 관리 문제 해결 및 조정 발주 종료 (Close Procurements): 목적: 모든 조달 활동을 공식적으로 완료하고, 계약을 종결합니다. 활동: 최종 계약 검토 및 성과 평가 계약 종료 서류 작성 계약서 및 관련 문서 보관 공급업체와의 관계 마무리

- PMBOK 7판은 원칙 기반 접근법을 채택하며, 프로젝트 관리의 "기능"에 중점을 두며 조달 관리(Procurement Management) 프로세스에 대한 변화도 이 새로운 접근 방식의 일환

- 조달 종료(Procurement Close) 프로세스를 조달 통제(Control Procurements) 프로세스와 통합하는 것은 PMBOK 7판의 이러한 변화에 부합하는 내용

 

◾️ 조달 관리(Procurement Management)의 개요

- 조달 관리란 프로젝트 수행에 필요한 제품, 서비스, 결과물을 외부에서 획득하는 모든 활동을 포함

- PMBOK 가이드에서는 조달 관리를 체계적으로 다루기 위해 여러 프로세스를 정의

PMBOK 7판에서의 주요 활동 조달 계획 수립 (Plan Procurement Management): 프로젝트의 요구사항을 충족시키기 위해 어떤 항목을 외부에서 조달할 것인지 결정하고, 이를 관리하기 위한 계획을 수립 조달 수행 (Conduct Procurements): 공급업체를 선정하고 계약을 체결하는 과정으로 이 단계에서는 제안 요청서(RFP) 작성, 입찰, 평가, 계약 체결 등의 활동이 포함 조달 통제 (Control Procurements): 계약 이행을 모니터링하고, 필요한 경우 조정을 통해 계약 조건을 관리하며 이 과정에서 성과 평가, 계약 변경 관리, 문제 해결 등이 포함

- PMBOK 7판에서는 조달 종료(Procurement Close)를 조달 통제(Control Procurements) 프로세스 내에서 다룬다.

- 이는 프로젝트 관리자의 입장에서 조달이 끝났다고 프로젝트가 끝난 것은 아니며, 전체 프로젝트 라이프사이클 동안 조달 활동을 지속적으로 관리하고 모니터링해야 하기 때문이다.

II. RFI (Request For Information 또는 Intention) 정의

- 발주자가 RFP 작성 전 프로젝트에 필요한 자료를 공급업체에 요청하는 정보 요청서

- 기업이 특정 제품, 서비스 또는 솔루션에 대한 정보를 얻기 위해 잠재적인 공급업체에게 발송하는 공식적인 문서

- 조달 과정의 초기 단계에서 사용되며, 조직이 요구 사항을 명확히 하고 시장에서 이용 가능한 옵션을 평가하는 데 도움을 줌

- 구매 결정의 기초를 마련하고, 후속 RFP(Request For Proposal) 또는 RFQ(Request For Quotation) 절차를 계획하는 데 유용한 정보를 제공

- 조달 과정에서 중요한 초기 단계로, 조직이 필요로 하는 제품, 서비스, 또는 솔루션에 대한 정보를 수집하고, 적합한 공급업체를 식별하는 데 큰 도움이 되며 조직은 후속 조달 절차를 효과적으로 계획하고, 실행할 수 있다.

구분	설명
목적	- 정식 제안요청(RFP) 이전에 RFI 수행을 통하여 공급업체의 업무현황 및 수행능력을 개략적으로 파악하여 후보업체를 선정하고, 제안 요구사항을 확인 - 시장 조사: 시장에 어떤 제품, 서비스, 또는 솔루션이 있는지 이해하고, 각 공급업체가 제공할 수 있는 기능과 기술을 파악 - 공급업체 식별: 잠재적인 공급업체를 식별하고, 그들의 능력과 경험을 평가 - 요구 사항 정의: 조직의 요구 사항을 명확히 하고, 공급업체의 피드백을 통해 이를 구체화 - 예산 계획: 제공되는 솔루션의 비용 구조를 이해하고, 예산을 계획하는 데 도움을 줌 - 후속 조치 계획: 후속 RFP 또는 RFQ 절차를 준비하고, 경쟁력 있는 제안을 확보하기 위한 전략을 수립
작성사항	➢사업 개요 - 사업명, 추진 배경 및 목적, 사업범위, RFI 제출요령 등 ➢ 발주업체 정보 - 일반현황(사업목표/추진방향 등), 정보시스템 현황, 개선사항 등 ➢ 주요 요구사항 - 세부 업무관련 요구사항,기술적 요구사항, Implementation, 교육,성능향상, 프로젝트 관리 등
고려사항	- 발주자의 필요사항 (요구사항을 반영) - 3~5 개 공급업체를 복수로 결정
구성요소	- 소개 및 배경: RFI 발행 목적과 조직의 배경 정보를 제공하여 공급업체가 요구 사항을 이해할 수 있도록 함. - 목표 및 범위: RFI의 목표와 포함된 범위를 명확히 설명하고 이를 통해 공급업체가 필요한 정보를 정확히 제공 - 요구 사항 설명: 필요한 제품, 서비스 또는 솔루션의 세부 요구 사항을 기술함. 이 단계에서 기술적 사양, 기능적 요구 사항, 성능 기준 등을 포함할 수 있다. - 질문 목록: 공급업체에게 필요한 정보를 얻기 위해 구체적인 질문을 나열함. 질문은 공급업체의 경험, 기술 능력, 솔루션의 특성 등에 중점을 둘 수 있다. - 응답 형식 및 기한: RFI에 대한 응답 형식과 제출 기한을 명시,  이는 공급업체가 응답을 준비하고 제출하는 데 필요한 지침을 제공 - 평가 기준: 응답을 평가하기 위한 기준을 설명. 이는 공급업체가 어떤 정보에 중점을 두어야 하는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

 

III. RFP (Request For Proposal) 정의

- 발주자가 특정 과제의 수행에 필요한 요구사항을 체계적으로 정리하여 제시함으로써. 제안자가 제안서를 작성하는데 구체적인 요구사항을 기술한 발주 문서

- 특정 프로젝트나 서비스 제공에 관한 제안서를 요청하는 문서

- 공급업체들에게 조직의 요구사항을 충족시키기 위한 제안서를 제출하도록 하는 공식적인 요청

- 일반적으로 복잡한 프로젝트나 서비스 제공에 사용되며, 다양한 공급업체로부터 비교 가능한 제안을 받기 위해 필요한 정보를 상세히 기술

- 조달 과정의 중요한 단계로, 공급업체 선정 및 계약 체결을 위한 기초 자료가 된다.

- RFP는 복잡한 프로젝트나 서비스 제공을 위한 중요한 도구로, 조직이 필요로 하는 요구사항을 명확히 정의하고, 다양한 공급업체로부터 비교 가능한 제안을 받아 최적의 공급업체를 선정하는 데 도움을 준다.

- 이를 통해 조직은 프로젝트 성공 가능성을 높이고, 리스크를 최소화하며, 비용 효율적인 솔루션을 선택할 수 있다.

구분	설명
목적	- 공급업체의 제안서 평가를 통해 고객이 원하는 서비스를 얻기 위한 목적 - 요구사항 명확화: 프로젝트나 서비스의 세부 요구사항을 명확히 정의하여 공급업체가 이를 충족할 수 있는 제안을 제출하도록 함 - 공급업체 평가: 다양한 공급업체로부터 제안서를 받아 비교 평가함으로써, 가장 적합한 공급업체를 선정 - 공정한 경쟁: 모든 잠재적 공급업체에게 동일한 정보를 제공하여 공정한 경쟁을 유도 - 리스크 관리: 공급업체의 능력과 제안된 솔루션의 실현 가능성을 평가하여 리스크를 최소화
작성사항	➢사업 개요 - 제안배경. 추진목적 등 ➢제안 프로젝트 일정 - 제안서 제출 마감일정 및 발표일정, 업체선정 발표일,개략적인 프로젝트 추진일정 ➢ 정보 요구내역 - 서비스 제공자명, 조직 및 인력 구조, 관련 분야 추진 내역 (주요 사업 내용 및 고객명 등), 주요 보유기술 내역 등 ➢기술적 환경 정의 - 현재 기술 현황 (H/W, S/W, N/W), - 시스템 아키텍쳐 (현재 및 To-Be 모델) ➢ 제안서관련 요구사항 - 제안 목차, 공급업체의 핵심인력 및 참고자료, 제안 형식 및 제출부수, 제안서 제출장소, 질의 문의처 및 각종 기준 선정 등
고려사항	- 제안서 내용에 고객의 요구사항이 잘 반영될 수 있도록 공급업체에게 제안 작성을 위한 명확한 지침, 방향 및 충분한 정보를 줄 수 있는 RFP를 작성
구성요소	- 소개 및 배경: 조직의 개요와 RFP의 목적을 설명한다. 이를 통해 공급업체가 조직의 요구와 목표를 이해할 수 있도록 한다. - 프로젝트 개요: 프로젝트의 목적, 목표, 범위, 중요 마일스톤 및 일정을 포함하여 프로젝트의 전반적인 개요를 제공 - 세부 요구사항: 제품, 서비스 또는 솔루션의 세부 요구사항을 명확히 기술한다. 이는 기능적 요구사항, 기술 사양, 성능 기준 등을 포함할 수 있다. - 응답 지침: 공급업체가 제안서를 작성하고 제출하는 데 필요한 지침을 제공한다. 이는 제출 형식, 요구 문서, 페이지 제한, 제출 방법 및 기한 등을 포함 - 평가 기준: 제안서를 평가하기 위한 기준을 명시한다. 이는 가격, 기술적 적합성, 공급업체의 경험 및 역량, 제공 일정, 지원 및 유지보수 계획 등을 포함할 수 있다. - 계약 조건: 계약 조건, 법적 요구사항, 지불 조건, 보증 및 기타 계약 관련 정보를 포함 - 질문 및 답변 절차: 공급업체가 추가 정보를 요청하거나 질문할 수 있는 절차를 설명한다. 이는 질문 제출 기한, 답변 제공 방식 등을 포함

 

IV. “을”이 작성하는 프로젝트 청사진, 제안서의 정의

- 입찰에 참가하고자 하는 자가 제안요청서(RFP) 또는 입찰공고에 따라 작성하여, 프로젝트 방법을 구체적으로 기술한, 제출 제안 문서

 

V. RFI와 RFP 비교 정의

구분	RFI	RFP	Proposal
목적	-데이터 수집과 내부 학습 : 조직이 외부의 최신 정보와 기술을 적극적으로 수집하고,이를 바탕으로 조직 내 관련 부서 및 이해관계자가 시장과 기술에 대해 더 잘 이해하고, 이를 바탕으로 내부 요구사항을 조정할 수 있다. -RFP의 前단계로 적합 업체 선별	-구축업체를 선정하기 전 단계	-프로젝트 수주를 위한 제안서
내용	-사업 개요,발주자 정보 -주요 정보 요구사항	-현재 발주자의 상황 -원하는 사업 목표	-수주업체의 개발경험,능력,기술
대상	-적합업체 선별 목적	-채택된 업체에 발송	-RFP를 요청받은 업체
특징	-복수의 업체 발송	-발주자의 요구사항 명확 제시	-수주(영업)활동의 근간 -계약서와 동등한 효력